El ciclo de Vigilancia Tecnológica e Inteligencia Competitiva
Existe un consenso generalizado sobre las etapas que ha de seguir el proceso de vigilancia tecnológica, denominado ciclo de Vigilancia Tecnológica (VT) e Inteligencia Competitiva (IC). El ciclo de Inteligencia se nos revela como motor de influencia para promover los intereses de la organización y comienza por crear y difundir una cultura de inteligencia. El éxito de su implantación pasa por tener profesionales competentes, y por la participación de toda la organización.
En su esencia, éste pretende dar respuesta a ocho cuestiones fundamentales:
¿Cuál es el objeto de la vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva?
¿Qué debemos vigilar?, ¿qué informaciones buscar?
¿Dónde localizarlas?, ¿cómo hacerlo?
¿Cómo tratar y organizar la información?
¿A quién comunicar la información en la empresa?
¿Cómo promover la implicación de todo el personal?
¿Qué recursos vamos a destinar?
¿Cómo vamos a mantener el sistema actualizado?
El ciclo de la Inteligencia Competitiva
Para dar respuesta a estas cuestiones existen diversas propuestas metodológicas que se articulan, normalmente, en ciclos de actividad. Estos identifican una serie de etapas generales del proceso de vigilancia tecnológica que, de manera consensuada, engloban actividades descritas en la imagen (identificar, buscar, analizar, valorizar, difundir, utilizar y revisar) y consisten en:
1. Diagnóstico
Identificar y precisar cuáles son los factores críticos de vigilancia.
Para ello, se identifican las necesidades de información, las tecnologías a vigilar y los factores críticos de vigilancia (FCV) para definir la estrategia de vigilancia más adecuada para la organización, estableciendo una hoja de ruta con objetivos y responsabilidades viables a partir de los recursos humanos, materiales y económicos que la organización dispone y decide dedicar al proceso.
Los factores críticos de vigilancia son los aspectos claves a vigilar y se determinan por cada actividad de la cadena de valor de la organización. Además, para precisar la búsqueda de información, es recomendable acompañar los FCV con descriptores, palabras clave, prioridad, horizonte temporal, etc.
2. Búsqueda y captura de información
Diseñar e implementar la estrategia de recopilación de información.
Para ello, se definen los objetivos de la búsqueda de información y se elabora la estrategia para precisar las necesidades, localizar la información y capturarla de una manera organizada. Para lo cual se realizan tareas como: identificación de palabras clave, validación de expertos, selección de fuentes de información relevantes y formulación de ecuaciones de búsqueda.
Esta etapa requiere combinar conocimientos en vigilancia y habilidades técnicas para el manejo eficiente de herramientas informáticas, así como aprender y desarrollar competencias digitales de apoyo para gestionar la infoxicación o sobreinformación que emerge con Internet.
3. Análisis de la información
Procesar y analizar la información encontrada para filtrar lo relevante.
Para ello, se combinan criterios de validación de la información obtenida, técnicas analíticas de información y herramientas informáticas especializadas que ayuden al equipo a seleccionar la información relevante según los objetivos de búsqueda. En esta fase, resultan de ayuda herramientas como: mapas tecnológicos, software de patentes, gestores bibliográficos, visualización de información o software integrales de vigilancia tecnológica.
No podemos olvidar que esta fase del ciclo de la inteligencia competitiva es la que hace corresponder toda la información recogida con las necesidades específicas de la empresa u organización, es decir, en relación a la realidad propia, concreta y personal.
Recordemos que queremos convertir el ruido en información, la información en conocimiento y el conocimiento en inteligencia.
4. Valorización de la información importante
Elaborar productos con los resultados obtenidos.
Para ello, una vez concretados los resultados y valorada su trascendencia, se han de generar los denominados productos de vigilancia. Estos son soportes de información confeccionados con los resultados de información obtenidos del proceso de vigilancia, y que conformarán el medio de difusión de éstos en la organización.
Los más relevantes son:
Boletín o informe de vigilancia tecnológica.
Boletín de oportunidades tecnológicas.
Informes de prospectiva y tendencias.
Estudios de patentes.
Seguimiento del entorno.
Por tanto, esta fase del ciclo de la inteligencia competitiva debe ser la que permita a cada persona en la organización tener la información del entorno que precisa, ni más ni menos.
Queremos que todo el mundo reciba aquello que es de su interés, eliminando cualquier exceso de información que les pueda hacer perder el tiempo.
5. Difusión y comunicación
Diseminar los resultados del proceso a las personas con responsabilidades pertinentes en la organización.
Para ello, se ha de diseñar una estrategia de comunicación interna eficaz y distribuida en toda la organización, que cubra las necesidades de información del personal y utilice los medios de comunicación más generalizados en la organización, abarcando tanto los informales como los formales.
6. Utilización en la toma de decisiones
Apoyar el proceso de toma de decisiones de los empleados en la organización.
Recordemos el objetivo de la IC. Estar informado para tomar las decisiones con el menor riesgo. Para ello, a partir de la difusión de los productos de vigilancia tecnológica, se debe promover la reflexión interna y colectiva sobre a las implicaciones tecnológicas, productivas y competitivas de los resultados obtenidos.
Se trata de interpretar los resultados y proponer posibilidades de actuación para servir de apoyo al proceso de toma de decisiones continuo en la organización.
Por tanto aquí hay que utilizar la información obtenida para ayudar a tomar esas decisiones, sean las que sean, aunque se decida no hacer nada. Esta fase, evidencia como la inteligencia competitiva es la razón de ser de emprender un proceso de vigilancia tecnológica sistematizado y distribuido en la organización.
7. Revisión del sistema
Mantener el sistema en continua revisión para adaptar los FCV y recursos a disponer.
Lógicamente una vez tomada la decisión el entorno puede variar, nos pueden aparecer productos sustitutivos, nuevos competidores, nuevas tecnologías, etc.
Todo esto deberá ser puesto en vigilancia si se considera estratégica y entrará a formar parte del ciclo de la Inteligencia Competitiva. Puede suponer nuevos recursos o una adaptación de los mismos.
De esta forma podemos ver como el ciclo de la IC queda definido como la espiral de la inteligencia competitiva:
La espiral del ciclo de la Inteligencia Competitiva
Por lo tanto este último punto del ciclo de la inteligencia competitiva nos llevará otra vez al primero. Es esta modificación de los FCV o los recursos son las que nos permiten hablar de un salto del círculo a otro, es decir, a una espiral. Varios círculos sucesivos pero diferentes en el tiempo.
Como se ve en la gráfica el paso de revisión es el que permite saltar a otro círculo. No está de más recordar en este punto que la Inteligencia Competitiva requiere una actualización continua que debe estar programada por la organización.
La variación de los FCV y de los recursos (ya no solo los necesarios, si no los existentes) hace necesaria una revisión periódica con el fin de conseguir la máxima utilidad y eficiencia.
No obstante, sean las variaciones que sean, la empresa u organización que utiliza la Inteligencia Competitiva debe aplicar siempre los mismos pasos descritos en el ciclo de la inteligencia competitiva.
Adaptado a partir de “Ciclo de vigilancia tecnológica”, Observatorio Virtual de Transferencia de Tecnología, www.ovtt.org y “El ciclo de la inteligencia competitivo al descubierto”, Papeles de inteligencia, http://papelesdeinteligencia.com
